Automatizacion de Procesos

En la colaboración anterior comentamos que siempre que pensamos en invertir en tecnologías de información para nuestro negocio lo primero que se nos viene a la cabeza son computadoras, impresoras, equipo de telecomunicaciones y enlaces a Internet; Pero lo último que analizamos es para que las voy a utilizar.

Probablemente se nos ocurren en primera instancia el utilizar estos “aparatos” para poder hacer cartas, presentaciones, algunas hojas de cálculo para la administración del negocio, enviar y recibir correos, acceder a Internet, crear una base de datos de nuestros clientes, etc.

Eso esta muy bien, pero hasta este momento no hemos pensado en las ventajas que se pueden lograr a través de la automatización de los procesos de nuestra empresa. Es decir hacer que la operación de cada una de las áreas se automaticen para lograr dos objetivos principalmente: Bajar los costos de la operación y por consiguiente  elevar nuestras utilidades.

Para empezar, la definición de proceso es: Un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden con un determinado fin. Y entonces, se preguntara: ¿Cuáles son los procesos en mi negocio?

Pues estos son todas las actividades que realiza, a veces sin darse  cuenta de que eso es un proceso. Por ejemplo, el proceso de ventas: Si usted tienen un local donde tiene ventas de mostrador, el proceso inicia desde el momento en que un posible comprador entra en su local,
le pregunta por un producto o servicio, se lo muestra, lo paga, lo envuelve y el comprador satisfecho sale de la tienda.

Toda esa descripción del proceso de venta lo puede describir en cada una de las actividades que realiza en su negocio y lo más importante, es que cada una de esas actividades se puede automatizar y controlar a través de diferentes opciones de software para la administración de su empresa.

Para llegar al software que le permita realizar la administración, control y operación de su negocio, obviamente se requiere de un proceso minucioso que le puede llevar un tiempo considerable, hacerlo  rapidamente le opuede llevar al fracaso del proyecto ya desembolsar
dinero sin razón.

Es necesario que las PyMES consideren que hacer este tipo de inversiones, las cosas no son tan sencillas, es necesario pensar que al automatizar proceso va a cambiar radicalmente la manera de trabajar y en algún momento se va a encontrar con la desaprobación de algunos de sus colaboradores y empleados que además le van a cuestionar y tratar de convencer de que las cosas se manejaban mejor antes de la automatización de los procesos.

Pero como empresario considere los siguientes 3 puntos:

1º Las PyMEs debemos de invertir en tecnología.

Ya que en algún lugar del mundo alguien que hace lo mismo que nosotros esta adquiriendo tecnología y lo va a ayudar a tener una empresa más competitiva. La tecnología es una inversión no un gasto y por lo tanto debemos de considerarla como parte de la estrategia de crecimiento en nuestros negocios.

2º Preguntarle a quien sabe.

Acuda con alguien serio, que conozca principalmente de automatización de procesos en las empresas pero con un enfoque tecnológico. Principalmente empresas que distribuyan software administrativo son quienes los pueden apoyar y no pregunte por la gente de ventas, pregunte por el área de consultoría.

3º Escoger el software.

Ningún software se va  adecuar 100% a la manera en que usted realiza los procesos de su negocio. Debe de aprovechar este momento de inversión para hacer una mejora en todos los procesos y métodos de su empresa.

Deberá Adquirir la o las aplicaciones que se acercan más a la forma en que usted opera día a día en su empresa haciendo las modificaciones correspondientes en los procesos y no el software.

Entrar a modificar los programas es como entrar en un laberinto. Hay empresas que empezaron a hacer cambios al software en lugar de mejorar procesos y llevan años en sus proyectos.

Por último, si va a desarrollar un software a la medida de sus necesidades, tenga mucha paciencia y una máquina para imprimir dinero, porque es un proceso largo y caro que es muy poco recomendable para las PyMEs.

Una vez que decidió cual o cuáles son las aplicaciones que va a utilizar, puede entonces realizar la inversión en la infraestructura tecnológica que se requiere para que esta funcione. No necesariamente tiene que empezar de 0, reutilice los equipo que actualmente tiene, al final de cuentas, lo mas importante es que todo este proceso le ayude a mejorar los resultados y operaciones de su negocio.